Arkivreglemente för Ovanåkers kommun

Antaget av kommunfullmäktige 2023-05-02, § 38/2023.

Innehåll

Vad är arkiv?

Ett kommunalt arkiv bildas av de allmänna handlingarna från nämndernas och styrelsernas
verksamheter och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen (1949:105) och som nämnden/styrelsen beslutar ska tas om hand för arkivering. Elektronisk handling som är
tillgänglig för flera myndigheter bildar arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen.

Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser

• rätten att ta del av allmänna handlingar
  
• behovet av information för rättskipning och förvaltning
  
• forskningens behov
  

Arkiven är en del av vårt kulturarv.

Tillämpningsområde

Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) gäller detta arkivreglemente för Ovanåkers kommun.

Reglementet gäller för kommunstyrelsen, kommunens nämnder, kommunens revisorer samt för andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet ska även tillämpas av kommunens aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser inom kommunens organisation.*

Myndighetens arkivansvar

Varje myndighet ansvarar för vården av sitt arkiv, samt att dessa sköts enligt arkivlagen,
arkivförordningen och detta reglemente. Varje myndighet ansvarar också för att främja arkivens
tillgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet och forskning.

Myndigheten ska utse

• arkivansvarig (förvaltningschef/motsvarande) med mandat att bevaka frågor kring arkiv- och
  dokumenthantering så att de beaktas inom myndigheten. Den arkivansvariga ska planera
  arkivverksamheten, bevaka arkivfrågor i budgetarbete och övrig planering, och bevaka att
  allmänna handlingar hanteras på rätt sätt.
  
• arkivsamordnare (sekreterare eller motsvarande), som ska hålla dokumenthanteringsplan och
  arkivredovisning uppdaterade, bevaka myndighetens utbildningsbehov i arkivrelaterade frågor,
  ansvara för att beslutad gallring utförs och för leveranser till kommunarkivet, samt samråda
  med kommunarkivarien i arkivfrågor.
• arkivredogörare som ska ansvara för de praktiska arkivvårdande insatserna, registrering och
  arkivläggning av handlingar, samt verkställa beslutad gallring och förbereda leveranser till
  kommunarkivet.
  

Om myndigheten är liten behöver inte arkivsamordnare och/eller arkivredogörare utses. Då har den arkivansvariga hela ansvaret. Myndighetens arkivansvar och arkivorganisation (ansvars-, uppgifts- och rollfördelning) ska dokumenteras skriftligt.

Om arkivansvarig inte utses ligger ansvarig på berörd nämnds politiker.

Arkivmyndigheten

Kommunstyrelsen är Ovanåkers kommuns arkivmyndighet. Kommunarkivet med kommunarkivarien är arkivmyndighetens beredande och verkställande organ.

Arkivmyndigheten ska

• förvara och vårda arkiv som den övertagit enligt lag eller överenskommelse.
  
• utöva tillsyn över myndigheternas arkivvård samt att myndigheterna fullgör sina skyldigheter när det gäller arkivbildning och dess syften.
  

Vid inspektion får arkivmyndigheten beordra myndighet att åtgärda brister som konstaterats.

Arkivmyndigheten ska verka för en enhetlig informationshantering och därför

• utfärda kommungemensamma bestämmelser och regler i frågor rörande arkiv- och
  informationshantering.
  
• besluta om obligatorisk gemensam klassificeringsstruktur och informationshanteringsplan för lednings- och stödprocesser i kommunen.
  
• besluta om hantering, lagring och gallring av digital och analog information som används av mer än en myndighet i kommunen, om detta inte är reglerat på annat sätt.
  
• besluta om krav för långtidsbevarande av allmänna handlingar, rörande exempelvis format,
  sökbarhet och skydd.
  

Arkivmyndigheten ska vara myndigheterna behjälplig och ta initiativ till åtgärder för att underlätta
arkivvården. Kommunarkivarien får ta fram anvisningar och instruktioner som behövs för en god
arkivvård. Kommunarkivet ska förvara och vårda arkiv som det övertagit till följd av lag eller
överenskommelse, allmänt följa utvecklingen inom arkiv- och dokumenthantering, samt fatta beslut om hos vilken myndighet en upptagning för automatiserad behandling (elektronisk handling) som är tillgänglig för flera myndigheter ska bilda arkiv.

Redovisning av arkiv

Varje myndighet ska hålla sina handlingar i sådan ordning att den som söker information kan
överblicka beståndet och därmed ha möjlighet att finna en viss handling.

Varje myndighet ska redovisa sitt arkiv i följande tre dokument:

• arkivbeskrivning
  
• arkivförteckning
• dokumenthanteringsplan
  

Dessa ska revideras vid varje större organisationsförändring samt aktualitetskontrolleras minst en gång per mandatperiod.

I arkivbeskrivningen beskrivs myndighetens arbetsuppgifter och organisation, arkivets struktur, vilka handlingar som kan finnas, samt vilka gallringregler som tillämpas. Arkivbeskrivningen ska också upplysa om vem eller vilka som ansvarar för myndighetens arkivvård.

Arkivförteckningen är ett inventarium och ska omfatta alla handlingar som bevaras i arkivet, oavsett media.

I Ovanåkers kommun ska nämnder och styrelser upprätta en verksamhetsbaserad
informationshanteringsplan som följer en kommungemensam klassificeringsstruktur och
kommungemensamma gallringregler. I informationshanteringsplanen beskrivs myndighetens allmänna handlingar och hur dessa ska hanteras. Samtliga handlingar, oavsett medium, ska upptas i planen.

Kommunstyrelsens klassificeringsstruktur för styrande och stödjande processer bör följas även hos de övriga myndigheterna.

Arkivvård

Arkiven ska vara organiserade på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar
underlättas. Arkiven ska skyddas från obehörig åtkomst, fysiska skador och stöld. Arkivhandlingar ska även skyddas från förstörelse, manipulation eller annan påverkan som försvårar eller omöjliggör åtkomst. Arkiven ska avgränsas (vilka handlingar som ska arkiveras) och beslutad gallring ska verkställas. Arkivmyndigheten lämnar rekommendationer kring metoder, material och skydd rörande arkivvården.

Omorganisation och förändrade arbetssätt

När en nämnd eller styrelse förändrar sin organisation, förvaltning eller arbetssätt ochn förändringen väsentligt påverkar förutsättningarna för arkivvården, ska nämnden eller styrelsen i god tid samråda med arkivmyndigheten.

Rensning

Handlingar som inte är allmänna och som inte ska tillhöra myndighetens arkiv (till exempel
arbetsmaterial) ska rensas. Rensning ska utföras av handläggaren eller tjänsteperson med god
kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av ärendet. Rensning ska ske senast i
samband med att ärendet arkiveras.

Gallring

Med gallring menas att förstöra allmänna handlingar. Genom att förstöra innehållet helt eller delvis begränsas allmänhetens möjlighet till insyn och möjligheterna att använda handlingen i rättskipning, förvaltning och forskning. Det är därför mycket viktigt att gallring sker restriktivt och med eftertanke.

Även överföring av uppgifter mellan databärare innebär gallring om överföringen medför

• informationsförlust
  
• förlust av möjliga sammanställningar av information
  
• förlust av väsentliga sökmöjligheter
  
• förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet
  

Inskränkning av möjligheten att framställa potentiella (möjliga) handlingar, så kallade
sammanställningsmöjligheter i till exempel databaser, ska också betraktas som gallring.

Varje nämnd och styrelse fattar beslut om gallring genom att anta arkivredovisningen. I enstaka fall kan särskilt gallringsbeslut behövas på grund av att en handlingstyp inte finns med i arkivredovisningen. Myndigheten ska samråda med kommunarkivet då man vill fatta gallringsbeslut för enskilda handlingsslag/handlingstyper. Gallringsbeslut för information som hanteras av mer än en myndighet fattas av arkivmyndigheten om detta inte är reglerat på annat sätt.

Vid gallring av handlingar som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess ska detta ske så att otillbörlig åtkomst förhindras.

Kommunarkivet beslutar om gallring av handlingar som överlämnats till arkivmyndigheten. Handlingar som gallras ska förstöras utan dröjsmål.

Verksamhetssystem

Vid införskaffande av nytt verksamhetssystem ska gallringsmöjlighet av systemet kravställas. Med gallringsmöjlighet menas möjlighet att permanent radera valda uppgifter samt möjlighet att göra uttag av valda uppgifter för överföring till annat verksamhetssystem. Detta gäller oavsett om systemet köps som tjänst, färdig produkt eller upprättas i egen regi. Detta gäller även vid förlängning av befintliga avtal.

Överlämnande

När arkivhandlingar inte längre behövs för myndighetens fortlöpande verksamhet får de i enlighet med upprättad dokumenthanteringsplan överlämnas till kommunarkivet för bevaring och fortsatt vård. Myndigheten tar kontakt med kommunarkivet för att komma överens om hur överlämnandet ska ske. Leveransblankett (dokument som beskriver de handlingar som överlämnas) ska bifogas leveransen.

Vid leverans till kommunarkivet ska gallring och rensning vara utförd. Undermåliga leveranser
återsänds för åtgärd till den överlämnande myndigheten.

Kommunarkivet tar emot handlingar som ska bevaras, samt handlingar som ska gallras efter sju år eller mer.

Om en kommunal myndighet upphört och dess verksamhet inte överförts till annan myndighet inom kommunen ska myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader. Överlämnande till myndighet utanför kommunen kräver beslut i fullmäktige eller stöd i lagstiftningen.

Material, beständighet och autenticitet

Myndighetens hantering av information ska styras och planeras. Handlingar som ska bevaras ska
framställas med teknik och metoder som garanterar informationens beständighet och autenticitet (äkthet). För handlingar som ska bevaras ska myndigheten följa Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd.

Handlingarna ska hållas ordnade så att återsökning underlättas under hela deras livstid. Samband mellan register och dokument samt mellan information som hanteras i olika medier ska upprätthållas över tid.

Papper, skrivmedel och maskinell utrustning ska väljas i enlighet med de krav som Riksarkivet ställer för handlingar som ska bevaras för all framtid. Handlingarna ska förvaras i omslag och boxar som är godkända enligt Riksarkivets föreskrifter. Digitala handlingar ska sparas i format som är godkända enligt Riksarkivets föreskrifter.

Arkivlokaler

Handlingarna ska förvaras i lokaler som är godkända enligt Riksarkivets krav, eller i förvaringsskåp som ger motsvarande skydd. Handlingar med högst två års gallringsfrist och som inte omfattas av sekretess kan förvaras med mindre starkt skydd.

Myndigheten ansvarar för att den digitala informationen framställs och förvaras på ett sådant sätt att läsbarhet och tillgänglighet samt säker behörighetsnivå garanteras under dess hela livscykel. När handlingar i elektronisk form konverteras (ändras till annat format) eller migreras (flyttas till annan databärare) ska detta ske med bibehållen läsbarhet och tillgänglighet.

Utlån

Allmänna handlingar får endast undantagsvis lånas ut och då enbart till andra myndigheter i
tjänsteutövning. Utlåningen ska ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte
uppkommer. Utlån till enskilda personer får inte ske utanför myndighetens lokaler. Hemlån är ej tillåtet. Utlån ska dokumenteras och kvitteras. Lånad handling får inte lånas vidare utan långivaren medgivande. Den utlånande myndigheten har skyldighet att kontrollera att handlingarna återlämnas.

Förutsättning för utlån är att utlämnande kan ske enligt tryckförordningens (1945:195) och
offentlighets- och sekretesslagens (2009:400) bestämmelser. Även EU:s dataskyddsförordning
(Allmän dataskyddsförordning (EU) 2016/679) ska beaktas.

Ordlista

Allmän handling = Handling som inkommit eller upprättats hos en myndighet (och som förvaras hos en
myndighet). Allmänna handlingar är normalt offentliga men kan ibland vara sekretessbelagda.

Arkiv = Den samlade mängden allmänna handlingar som dokumenterar den verksamhet som
myndigheten bedriver. Arkivet är teknikneutralt och omfattar samtliga informationssystem, analoga och
digitala, som hanterar allmänna handlingar.

Arkivbeskrivning = Skriftlig översikt av en myndighets arkiv, arkivbildning och verksamhet.

Arkivbildare = Myndighet, företag, organisation eller person som i sin verksamhet tar emot eller skapar
handlingar.

Arkivförteckning = Systematisk lista över innehållet i ett arkiv.

Arkivredovisning = Dokumentation som redovisar hur allmän information hanteras i verksamheten. I
arkivredovisningen ingår klassificeringsstruktur, dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning och
arkivförteckning.

Arkivvård = Att se till att ordningen i arkivet upprätthålls och att innehållet i arkivet beskrivs och
förtecknas så att de allmänna handlingarna lätt kan återsökas och återfinnas. Arkivvård innebär också
att verksamheten ska skydda handlingarna mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst,
samt se till att gallring genomförs.

Bevara = Spara för all framtid.

Dokumenthanteringsplan = Förteckning över alla allmänna handlingar som finns i verksamheten och
hur de ska hanteras. Om de ska bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras, om de ska
diarieföras med mera.

Gallring = Förstörande av handlingar och information som bedöms ha ett obetydligt intresse. Hos
myndigheter får gallring endast ske efter ett formellt gallringsbeslut.

Klassificeringsstruktur = Struktur som representerar verksamheten och används för klassificering av
handlingsslag.

Myndighet = En myndighet är i Sverige varje offentligt organ som inte är en beslutande politisk
församling. Myndigheterna utgör tillsammans med de beslutande församlingarna den offentligrättsliga
statliga, regionala och kommunala organisationen. Kommunala och regionala bolag och stiftelser är
också myndigheter.

Verksamhetsbaserad arkivredovisning/informationsredovisning = En modell för att klassificera,
strukturera och beskriva handlingar/information och arkiv. Modellen kopplar ihop myndigheters
processer med de handlingar och den information som uppstår i dess verksamhet och anger hur
handlingarna och informationen ska hanteras.

Rensning = Att avlägsna och förstöra uppgifter/handlingar som inte är allmänna, och därför inte ska
tillhöra arkivet, innan arkivering. Sådant som plastfickor, gem och post it-lappar ska också tas bort.

Upptagning för automatiserad behandling = Handlingar som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt
uppfattas med tekniskt hjälpmedel. Vanligen benämning på elektroniska (digitala) handlingar.