Ovanåkers kommun skyddar dina personuppgifter

Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Därför är vi öppna med hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av den information som vi sparar om dig hos oss.

Personuppgifter är all information som kan användas för att identifiera en enskild person. Exempel på detta kan vara grundläggande uppgifter om dig som namn och kontaktuppgifter, men även ditt foto och telefonnummer.

Vi ser till att dina personuppgifter är skyddade hos oss och att behandlingen följer både vad gäller dataskyddsregler, interna riktlinjer och rutiner. Vi har även ett dataskyddsombud som granskar att dessa regler följs.

Här beskriver vi hur och varför vi behandlar dina personuppgifter, samt vilka rättigheter du har. Behandlingarna kan skilja sig åt något beroende på om någon annan lag ligger som grund.

Ovanåkers kommun ska vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att skyddet för den personliga integriteten är stark inom kommunen. Det gäller för såväl behandling av personuppgifter om invånare och företagare med relation till kommunen, som medarbetare och andra individer vars personuppgifter kan komma att registreras hos Ovanåkers kommun. Alla som registreras ska kunna känna sig trygga när de anförtror kommunen sina personuppgifter.

Innehåll

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till dig som person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning eller telefonnummer. Även bilder är en form av personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden.

Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Det gör den personuppgiftsansvariga myndigheten. I kommuner är varje nämnd en myndighet. Ovanåkers kommuns nämnder är var och en personuppgiftsansvarig för att behandlingen av de personuppgifter de har och ansvarar för att sådan behandling sker på ett lagligt sätt.

Hur skyddas dina personuppgifter?

All behandling av personuppgifter ska ske med respekt för den personliga integriteten och med beaktande av EU:s dataskyddsförordning och i övrigt säkerställa att behandlingen sker enligt den lag som gäller. För att uppnå ett fullgjort integritetsskydd har Ovanåkers kommun i uppdrag att se till så att personuppgifter skyddas av modern och kostnadseffektiv teknik. Dina personuppgifter utgör en del av kommunens allmänna handlingar och vi kan få frågor om att lämna ut dessa till enskilda eller företag. Före ett utlämnande genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Information som du ger till oss

Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt, när du skickar ett e-postmeddelande, använder någon av våra e-tjänster eller när du fyller i och lämnar en blankett till oss som innehåller personuppgifter. Detta kan till exempel vara:

• Person- och kontaktinformation - namn, födelsedatum, personnummer, adress, e-postadress, mobiltelefonnummer. Även uppgifter om familjerelationer.
  
• Betalningsinformation - fakturainformation, bankkontonummer, m.m.
  
• Finansiell information - din inkomst.

Information vi samlar in om dig

Kommunens personuppgiftsansvariga myndigheter utför ett antal åtaganden som är lagstadgade, det innebär att vi har ett basregister över Ovanåkers kommuns invånare med personuppgifter, baserat på folkbokföringsregistret hos Skatteverket och fastighetsregistret hos Lantmäterimyndigheten, som vi använder för att våra personuppgiftsregister ska vara så korrekta som möjligt.

När du använder någon av våra e-tjänster eller någon blankett där du lämnar personuppgifter kan vi samla in följande information:

• Person- och kontaktinformation - namn, födelsedatum, personnummer, adress, om du äger en fastighet eller en bostadsrätt. Även uppgifter om familjerelationer.
  
• Finansiell information - din inkomst.
  
• Enhetsinformation - t.ex. språkinställningar, webbläsarinställningar, operativsystem, plattform och skärmupplösning. Den informationen sparas dock helt utan kopplingar till dig som individ, den sparas bara på en sammanställd nivå för att kunna mäta ”trafikmängden” och förbättra servicen på Ovanåkers kommuns webbplatser och e-tjänster.

Vad gör vi med din information?

Ovanåkers kommun behandlar personuppgifter inom varje nämnds verksamhetsområden baserat på de rättsliga grunderna allmänintresse, rättslig förpliktelse och myndighetsutövning men även baserat på avtal eller samtycken.

Hur kommer vi i kontakt med dig?

Ovanåkers kommun använder också dina inlämnade personuppgifter för att kommunicera med dig i enskilda ärenden men också för att utföra olika undersökningar via elektroniska kommunikationskanaler och via telefon.

Vilka kan vi komma att dela din information till?

Utförare och leverantörer: Ovanåkers kommun kan komma att dela dina personuppgifter till utförare av kommunala tjänster för att de i sin tur ska utföra delar av våra åtaganden gentemot dig. Kommunen är gemensamt personuppgiftsansvarig tillsammans med dessa utförare. För de personuppgifter som delas med våra upphandlade leverantörer gäller det avtal vi har upprättat mellan varandra.

Andra myndigheter: Ovanåkers kommun kan komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom Statiska Centralbyrån (SCB), Försäkringskassan, polisen, skatteverket eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Vi strävar alltid efter att behandla dina data inom EU/EES. Vi följer alltid EU/EU-kommissionens rekommendationer om lämplig skyddsnivå och ett personuppbiträdesavtal finns med vår leverantör som reglerar hur de i sin tur får behandla personuppgifterna på uppdrag av oss.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar dina data så länge som det är nödvändigt för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig och så länge det krävs enligt fastställda gallringsbeslut upprättade av Ovanåkers kommun.

Vad har du för rättigheter?

• Rätten att begära registerutdrag: Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter om dig som vi behandlar. Du behöver legitimera dig för att intyga din identitet. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. Du har rätt att begära registerutdraget i digitalt format.
• Rätten att få dina personuppgifter rättade: Om du anser att dina personuppgifter är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade.
  
• Rätten att bli raderad ("rätten att bli bortglömd"): Du har under vissa omständigheter rätt att få registeringar raderade. Vi kan inte radera de uppgifter som utgör allmänna handlingar eller då det finns ett lagstadgat krav på lagring, som exempelvis bokföringsregler, eller när det finns andra skäl som berättigar till varför uppgifterna måste sparas, till exempel beslut i ärenden och obetalda skulder.
  
  • Om behandlingen grundar sig på den enskildes samtycke och du återkallar samtycket.
  • Om du motsätter dig personuppgiftsbehandlingen som sker inom ramen för myndighetsutövning eller en rättslig förpliktelse och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen.
  • Om personuppgifterna har behandlats olagligt

Hur begär jag registerutdrag, rättelse eller radering?

Fyll i och skicka begäran om registerutdrag/rättelse/radering på webben. När vi har mottagit din begäran skickar vi en förifylld blankett till din folkbokföringsadress. Blanketten ska skrivas under av dig och lämnas till oss.

Registerutdraget till dig ska levereras inom en månad om det inte finns synnerliga skäl som gör att det dröjer, i så fall kommer vi meddela dig detta. Vill du ha ut handlingarna som skapas av personuppgiftsbehandlingarna vi listat i registerutdraget så sker det genom att du gör en begäran om utlämnande av allmän handling.

Ovanåkers kommun behandlar inte personuppgifter som är registrerade hos våra kommunala bolag så som AICAB Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster., Aefab Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster., HelsingeNet Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster., HelsingeVatten Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. och Borab Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Generellt om att begära ut allmänna handlingar

Ovanåkers kommun lyder under offentlighetsprincipen. Detta innebär att vissa handlingar utgör så kallade allmänna handlingar som Ovanåkers kommun ska lämna ut på begäran. I Tryckfrihetsförordningen, som är en grundlag, slås var och ens rätt att ta del av s.k. allmänna handlingar fast. Före utlämnandet genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

När du begär ut en allmän handling behöver du generellt inte uppge ditt namn eller syftet med din begäran. Ovanåkers kommun får efterfråga namn eller syfte om det behövs för att pröva om handlingen kan lämnas ut eller inte.

Vill du ha ut den information som finns i alla behandlingar dina personuppgifter förekommer i begär du ut dessa som allmänna handlingar, före utlämnandet genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Hur är det med cookies och liknande tekniker?

Vi använder cookies och liknande spårningstekniker. På Ovanåkers kommuns webbplats används cookies och användningen regleras i lagen om elektronisk kommunikation. Cookies är små textfiler som lagras på besökarens dator som antingen lagras tillfälligt en förutbestämd tid eller raderas när du stänger din webbläsare.

Klagomål

Har du ett klagomål eller en synpunkt på hur vi behandlar dina uppgifter vänder du dig i första hand till den verksamhet som behandlar uppgifterna, blir du inte nöjd med den åtgärd som vidtas så kontaktar du Ovanåkers kommuns Dataskyddsombud.

Om du fortfarande inte är nöjd med hur Ovanåkers kommun sköter ditt ärende har du rätt att lämna klagomål när det gäller behandlingen av dina personuppgifter till Integritetskyddsmyndigheten (IMY) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Kontakta oss

Du kan alltid kontakta oss vid frågor kring integritets- och dataskydd. Kontakta oss via e-post, kommun@ovanaker.se eller kommunsekreterare tfn 0271-570 00 (vx).