Bildandemöte (konstituerande möte)

Efter att ni har beslutat er för att starta en förening kallar ni samman de personer som är intresserade samt alla personer som kan tänkas vara intresserade av den snart nybildade föreningen.

Inför mötet

Det är bra om man upprättar en närvaroförteckning på mötet. De som har varit med och bildat föreningen bör ju också bli medlemmar i föreningen. Kom ihåg att protokollföra mötet noggrant.

Tänk på att alla måste ha samma möjligheter att delta i diskussionen och påverka besluten i bildandet av en ny förening. Inget av det som är förberett är definitivt fastslaget innan mötet tagit beslut.

Dagordning

Här är förslag på en dagordning och några punkter som bör tas upp till beslut på ett bildandemöte:

Mötet öppnas (med eventuellt välkomstord)

Den som har sammankallat mötet, det vill säga ordföranden i den tillfälliga styrelsen hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat. Inför ett bildandemöte är det givetvis viktigt att förklara syftet med mötet och varför man ämnar bilda en förening.

Dagordningen fastställs

Innan man fastställer dagordningen frågar man mötet om det finns övriga punkter som bör behandlas men som inte står på dagordningen. Är det en fråga av stor vikt infogar man en punkt i dagordningen annars är det vanligaste att man behandlar den under övriga frågor till sist.

Val av ordförande

Mötet bestämmer vem som ska vara mötesordförande. Vanligtvis föreslås den som sammankallat till mötet men det är fritt för varje mötesdeltagare att föreslå någon annan.

Val av sekreterare

Mötet bestämmer vem som ska vara sekreterare på samma sätt som för ordföranden. Det är viktigt att sekreteraren skriver ner alla beslut som tas. Går det för snabbt bör sekreteraren be ordföranden att vänta eller förtydliga.

Val av protokolljusterare

Mötet bestämmer vilka som ska justera protokollet (vanligtvis väljs två justerare som tillsammans med sekreterare och ordförande skriver under protokollet). Justerarens uppgift är att intyga att protokollet stämmer överens med det som avhandlats och beslutats på mötet. Därför är det viktigt att justeraren noga följer med i allt som sägs och beslutas och för anteckningar vid behov.

Fråga om bildande av förening

Mötet tar formellt beslut om att föreningen ska bildas.

Beslut om föreningens namn

Mötet beslutar om vilket namn föreningen ska ha.

Beslut om föreningens stadgar

Mötet antar föreningens stadgar. Man bör gå igenom och besluta om föreningens stadgar punkt för punkt. Efter att man antagit föreningens stadgar är det oftast betydligt krångligare att förändra desamma. Hur man ändrar stadgar i framtiden framgår just i föreningens stadgar.

Beslut om medlemsavgift

Mötesdeltagarna beslutar hur stor avgift varje person måste betala föreningen för att bli accepterad som medlem. Årsmötet beslutar varje år hur stor medlemsavgiften ska vara under det kommande året. Medlemsavgiften kan vara allt mellan en krona och flera hundra kronor.

Val av ordförande för föreningen

Ordförande för föreningen väljs i regel vid ett särskilt val. Det övriga uppdragen i styrelsen fördelar styrelseledamöterna själva mellan sig.

Val av styrelseledamöter och ersättare (suppleanter)

Det bör stå i stadgarna hur många revisorer och revisorssuppleanter föreningen bör ha.

Val av valberedning

Mötet väljer valberedning. En valberedning består normalt av tre-fyra personer. Valberedningens uppgift är att föreslå det kommande årsmötet vilka personer som bör väljas till de olika förtroendeuppdragen i föreningen, t.ex. till ordförande, styrelseledamöter och revisorer.

Övriga frågor

Här tar man upp eventuella frågor som anmäldes innan dagordningen fastställdes. Naturligtvis kan en förenings första möte också diskutera och besluta om andra frågor, t.ex. vilken verksamhet föreningen ska bedriva och hur den ska finansieras. Vill man lägger man in punkter som beslut om verksamhetsplan och/eller beslut om budget m.m.

Mötet avslutas

Föreningen är bildad när mötet är avslutat.

Det färdigskrivna och undertecknade protokollet från en förenings första möte kommer att fungera som ett bevis att föreningen har bildats. Nu har ni bara att följa de regler som ni beslutat genom att följa stadgarna som bifogas som bilaga till protokollet.

Här går du vidare till information om första styrelsemötet.