Föreningsekonomi

En ordnad ekonomi i föreningen är mycket viktigt men inte alls så svårt att nå upp till om man håller god ordning och reda. Här följer lite grundläggande information och några enkla råd omkring ekonomi och föreningsadministration.

Ordning på papper

Det är mycket viktigt att hålla ordning och reda på föreningens administration. Börja med att skaffa några mappar med innehållsförteckning och fördela inom styrelsen vem som håller reda på vad.

Firmateckning

Styrelsen fattar beslut om vilka som har rätt att teckna föreningens firma (skriva under för föreningens räkning). Oftast beslutar styrelsen att ordföranden och kassören kan teckna firma antingen tillsammans eller var för sig. Firmateckningen måste givetvis följa föreningens stadgar ifall detta är reglerat där. Det är viktigt att det i protokollet framkommer med namn och post vilka som har rätten att teckna firma.

Föreningens post

Det är viktigt att styrelsen utser en postmottagare som tar hand om föreningens post och fördelar den vidare till berörda. Vanligtvis väljer man att posten går till samma adress som kontaktpersonen för föreningen ifall föreningen inte skaffar en postbox.

Om föreningen har mycket utgående brev kan det löna sig att ansöka om ekonomibrev hos Posten och kan då skicka B-post med lägre portokostnad.

Information om ekonomibrev på Postens webbplats Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Giro och konton

Det smidigaste sättet att hantera föreningens in- och utgifter är genom ett girokonto. Antingen väljer man bankgiro (fråga om information och kostnader på respektive bank) eller så ansöker man om ett Plusgirokonto. Väljer man att administrera kontot över internet och koppla girot till eRedovisning får man en snabb och säker åtkomst till föreningens alla transaktioner.

Betalningar

Det rekommenderas att endast en person sköter föreningens in- och utbetalningar för att inte skapa kaos i föreningens bokföring.

Verifikat

Kvittenser på betalningarna sparas i mappar tillsammans med alla andra in- och utgifter till och från föreningens konton. Skriv gärna stödanteckningar om vad betalningarna avser så är det enklare när in- och utgifterna ska bokföras. En bokförd post kallas för verifikation och numret på verifikatet skrivs ner på underlaget så att det är lätt att hitta tillbaka vid sökningar i bokföringen. (skriv gärna ner kostnadskontona i kredit och debet också vilket underlättar översikten, speciellt om kostnaderna bokförs på flera olika konton).

Kassa

Ibland behöver föreningen betala ut pengar kontant. Utse någon som ansvarar för en handkassa. Kassan bör inte vara större än nödvändigt och kom ihåg att alla utgifter måste verifieras med kvitton. Det kan vara förnuftigt att skaffa ett kvittensblock om föreningen behöver göra personliga utbetalningar och en kassabok är ett absolut måste där alla in- och utbetalningar noteras.

Budget

En budget är ett styrdokument för hur föreningens medel ska fördelas. Oftast görs en budget som sträcker sig över hela verksamhetsåret. Årsmötet godkänner budget (och verksamhetsplan) och ger därmed styrelsen både uppdrag och ansvar att följa desamma. Mindre avvikelser kan förekomma eftersom årsmötets planer inte alltid håller för ett helt år. Vid tveksamheter bör revisorerna konsulteras. Skulle något väldigt oförutsett inträffa som omkullkastar hela budget och/eller verksamhetsplan bör ett extra årsmöte tillkallas.

Det är verksamheten och behoven som ska styra antalet poster i budgeten och inte tvärtom.

Bokföring

Syftet med bokföring är att göra det lättare att hålla reda på pengarna samtidigt som det blir mycket lättare att kunna redovisa det ekonomiska läget för styrelsen, årsmötet och föreningsmedlemmarna. Dessutom kräver ofta bidragsgivande myndigheter, ex. Ovanåkers kommun, att föreningen för bok över sin ekonomi.

Bokföringen kan göras mer eller mindre komplicerad och föras genom kassabok eller genom ett bokföringsprogram. Varje förening bör göra en bedömning av hur avancerad bokföring som ska tillämpas. Det rekommenderas att föra en dubbel bokföring (vilket alla bokföringsprogram använder sig av).

Den dubbla bokföringen gör det möjligt att hålla reda på vad det är i föreningen som kostar och var pengarna finns (i kassan, på postgirot etc). Den dubbla bokföringen är mycket flexibel, och man styr själv hur detaljerad den ska vara.

Ge dig inte i kast med en förenings bokföring innan du är säker på vad du gör. Det är inte speciellt svårt men små misstag kan ge stora konsekvenser i slutändan.

Bokslut

Ett bokslut innebär att man går igenom och stämmer av föreningens ekonomi. Att göra årsbokslut handlar om att avsluta den löpande bokföringen för verksamhetsåret genom att sammanställa alla transaktioner för året och redovisa balansräkning och resultaträkning. De två sistnämnda är obligatoriska enligt bokföringslagen.

Balansräkning är en sammanställning av balanskonton i bokföringen som visar föreningens tillgångar på ena sidan samt skulder och kapital på den andra. De bägge sidorna ska alltid vara lika stora - alla tillgångar måste finansieras med antingen eget kapital eller lån. De två sidorna i dubbel bokföring.

Resultaträkningen visar föreningens intäkter och kostnader och ger ett saldo som visar periodens eller årets resultat (vinst eller förlust).

Om bokföringen gjorts på ett riktigt sätt i ett bokföringsprogram får man ut dessa två rapporter enkelt.

Revision

Revisorerna har ansvar för kontrollen inom föreningen. De fungerar som en länk mellan medlemmarna och styrelsen.

Revisorerna har till uppgift att granska att styrelsen följer föreningens stadgar och att styrelsen följer medlemsmötenas beslut och inte bryter mot samhällets lagar och regler. Revisorerna ska också granska att räkenskaperna och bokföringen fungerar genom att kontrollera att det finns kvitton på alla in- och utbetalningar samt att summorna på kvittona skrivs in rätt i kassaboken.

Revisorerna ser till att kassören gör ett bokslut och att de ekonomiska rapporterna är korrekta. Om revisorerna inte har något att invända mot ovanstående lämnar de in en skriftlig rapport som kallas revisionsberättelse där de föreslår att medlemmarna kan godkänna styrelsens arbete och bevilja dem ansvarsfrihet för det gångna året. Finns det något att invända mot styrelsens arbete skrivs detta in i revisionsberättelsen och revisorerna kan då föreslå årsmötet att ej bevilja styrelsen ansvarsfrihet.

För att undvika detta är det viktigt att revisorerna kontinuerligt för dialog med styrelsen och granskar räkenskaperna oavsett det finns anledning att misstänka felaktigheter eller ej.

I de flesta sammanhang klarar sig en förening utan auktoriserade revisorer och väljer lekmannarevisorer som bör ha insikt i ekonomi och bokföring samt viss förståelse för föreningens verksamhetsområde. Revisorerna bör inte vara nära bekanta eller släkt med styrelsemedlemmarna och får inte ingå i styrelseuppdrag.

Deklaration

Alla föreningar måste lämna uppgifter om sina inkomster och utgifter till den lokala skattemyndigheten även om föreningen bara visar skattefria intäkter. Ideella föreningar lämnar in särskild självdeklaration och särskild uppgift där den skattefria verksamheten redovisas.

Detaljerad information om skatteregler för ideella föreningar hittar du på skatteverkets webbplats. Länk till annan webbplats.

Allmännyttiga föreningar kan ansöka om deklarationsbefrielse som efter prövning kan beviljas i fem år.

Blankett för deklarationsbefrielse på Skatteverkets webbplats. Länk till annan webbplats.

Organisationsnummer

För att få ett organisationsnummer görs en registrering hos Skatteverket. Blanketter och medföljande instruktioner kan du ladda ner på Skatteverkets webbplats. Tillsammans med ansökan ska bifogas bevittnade kopior av stadgar, protokoll från konstituerande möte samt protokoll på beslut om firmatecknare.

Blankett för ansökan om organisationsnummer för ideel förening på Skatteverkets webbplats. Länk till annan webbplats.